Les présentes Conditions générales (les « Conditions ») régissent l'utilisation du site SaaS ai.ihospitality.ca ainsi que de tous les services automatisés de voix, de messagerie, de flux de travail et d'administration fournis par iHospitality Inc. (le « Service »). En créant un compte, en effectuant un achat ou en utilisant le Service, vous acceptez d'être lié(e) par les présentes Conditions.
Cette version française est fournie pour rendre les Conditions générales accessibles en français au point de consentement (Loi 96). La version anglaise (Terms and Conditions) demeure la version contraignante lorsque le client en fait la demande expresse.
Utilisation commerciale uniquement : Ce Service est conçu et destiné exclusivement à un usage commercial, d'affaires et professionnel. Il est destiné aux entreprises commerciales, y compris, sans s'y limiter, les cabinets médicaux, les cliniques, les consultants professionnels et les gens de métier spécialisés.
Exclusion de la protection du consommateur : En acceptant les présentes Conditions, vous déclarez et garantissez que vous agissez à titre professionnel ou d'affaires. Vous reconnaissez que les lois sur la protection du consommateur (telles que la Loi sur la protection du consommateur de l'Ontario ou la Loi sur la protection du consommateur du Québec) ne s'appliquent pas au présent contrat commercial.
Prix, devise et taxes : Tous les prix sont affichés et facturés en dollars canadiens ($ CA), sauf indication contraire. Les taxes de vente applicables sont calculées et ajoutées au moment du paiement, le cas échéant.
Termes prépayés et modules complémentaires co-terminés : Lorsque vous achetez un forfait de base pluriannuel, le terme est payé intégralement à l'avance. Tout module complémentaire optionnel acheté par la suite est co-terminé avec votre forfait de base actif. Les modules complémentaires sont calculés au prorata de la date d'achat jusqu'à la date d'expiration du forfait de base, facturés intégralement à l'avance et expirent en même temps que le forfait de base.
Annulation dans les 30 jours des termes prépayés : À condition que votre compte n'ait pas été suspendu ou résilié pour manquement à la Politique d'utilisation acceptable (section 3), vous pouvez annuler le service dans les trente (30) jours suivant la date d'achat initiale. Si vous annulez dans ce délai de 30 jours, un montant équivalant à un (1) mois du forfait de base et à un (1) mois de tout module complémentaire co-terminé, à nos tarifs mensuels standards non réduits, sera facturé à votre compte. Le solde de vos fonds prépayés sera remboursé. Si le forfait de base est annulé, tous les modules complémentaires co-terminés sont automatiquement résiliés.
Aucun remboursement (après 30 jours) : Après trente (30) jours à compter de la date d'achat initiale, le terme est verrouillé. Tous les frais prépayés pour le forfait de base et tout module complémentaire co-terminé sont strictement définitifs et non remboursables pour la durée du terme, y compris pour le temps non utilisé, les crédits non utilisés, l'inactivité du compte ou l'annulation en cours de terme.
Fin du terme prépayé et suspension du service : Les termes pluriannuels prépayés ne se renouvellent pas automatiquement pour des termes pluriannuels subséquents. À l'expiration, votre compte passe à un abonnement mensuel à nos tarifs standards alors en vigueur, à condition qu'une carte de crédit valide soit au dossier. Si aucune carte de paiement valide n'est au dossier à l'expiration, votre service sera automatiquement suspendu (les appels entrants et sortants cesseront). Pendant une suspension, vos numéros de téléphone, votre acheminement et vos configurations sont conservés. Le service reprend immédiatement et est converti en abonnement mensuel dès l'ajout d'un mode de paiement valide.
Fermeture irréversible du compte : Si un compte demeure suspendu pendant quatre-vingt-dix (90) jours sans paiement valide, il est fermé de façon permanente. Lors de la fermeture, tous les numéros de téléphone dédiés sont libérés de façon permanente, tous les identifiants d'intégration tiers sont révoqués et toutes les configurations d'acheminement sont détruites. La fermeture du compte est irréversible.
Processeur de paiement : Les paiements sont traités de façon sécurisée par Stripe ou un autre processeur de paiement tiers équivalent que nous pourrions utiliser de temps à autre. En achetant un forfait, un palier, un module complémentaire, une mise à niveau ou un terme prépayé, vous nous autorisez, ainsi que notre processeur de paiement, à débiter le mode de paiement que vous avez choisi. Nous ne contrôlons pas les conditions de traitement des paiements distinctes de Stripe, les délais bancaires, les règles des réseaux de cartes, les vérifications antifraude, le processus de différend ou le processus de rétrofacturation.
Registres de service : Nos registres internes utilisent des statuts opérationnels de compte ou de service (tels qu'actif, en cours d'annulation, annulé, suspendu, expiré, remboursé, contesté ou désactivé). Ces libellés sont des registres opérationnels uniquement et ne modifient pas vos droits juridiques en vertu des présentes Conditions ou de la loi applicable. En cas de conflit entre le libellé opérationnel affiché dans le système et les présentes Conditions, les présentes Conditions prévalent.
Vous ne devez pas utiliser le Service à des fins illégales, frauduleuses, trompeuses, nuisibles, abusives ou non autorisées. Vous ne devez pas :
Le Service peut permettre des communications sortantes automatisées, y compris des rappels par SMS, des suivis d'appels manqués, des rappels de rendez-vous, des appels vocaux, des appels assistés par IA et des communications semblables.
Responsabilité du consentement : Vous êtes seul(e) responsable d'obtenir, d'enregistrer, de conserver et de prouver tous les consentements légalement requis avant qu'une communication sortante ne soit envoyée par l'intermédiaire de votre compte.
Conformité légale : Vous devez veiller à ce que toutes les communications sortantes envoyées par l'intermédiaire de votre compte respectent toutes les lois applicables, y compris les Règles sur les télécommunications non sollicitées du CRTC, la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), la Telephone Consumer Protection Act (TCPA), les règles sur les listes de numéros exclus, les règles des transporteurs, les lois sur la protection de la vie privée et toute autre loi applicable au destinataire, à l'expéditeur, au type de message ou à la juridiction.
Hygiène des listes et désabonnement : Vous devez tenir des registres de consentement, des registres de désabonnement, des listes de suppression et des journaux d'appels/messages exacts. Vous devez honorer rapidement toutes les demandes de désabonnement, de retrait du consentement, d'exclusion d'appel et de suppression. Vous ne devez pas téléverser ou utiliser des listes de contacts achetées, louées, extraites, périmées, non vérifiées ou non conformes.
Ciblage et contenu : Vous êtes seul(e) responsable de la légalité de vos listes d'appels, de vos listes de contacts, de vos listes de clients, de vos profils de clients, de vos registres de consentement, du contenu des messages, des scripts d'appel, du moment, de la fréquence et du ciblage des destinataires.
Droits et autorité : Vous déclarez et garantissez que vous détenez tous les droits, permissions, consentements, avis et l'autorité légale nécessaires pour téléverser, transmettre, stocker, diffuser, traiter ou utiliser toute donnée par l'intermédiaire du Service. Cela comprend les données des clients, les données des patients, les données des invités, les profils de clients, les numéros de téléphone, les adresses courriel, les données de réservation, les listes de contacts, les enregistrements d'appels, les transcriptions, les invites et autres renseignements soumis au Service.
Restrictions sur la soumission de données : Vous ne devez pas soumettre de renseignements personnels, de renseignements personnels sur la santé, de renseignements confidentiels ou de données de tiers, sauf si vous en avez le droit légal et que vous avez fourni tous les avis requis et obtenu tous les consentements requis.
Outil administratif uniquement : Le Service est un outil d'automatisation administrative uniquement. Le Service n'est pas un dispositif médical, un outil de triage clinique, un système d'intervention d'urgence, un outil de conseil médical, un outil de diagnostic, un outil de traitement, un outil de surveillance des patients, un service de crise ou un substitut au jugement médical professionnel.
Configurations interdites : Vous ne devez pas configurer le Service pour gérer les urgences médicales, les symptômes urgents, les appels de crise, le triage clinique, l'interprétation des résultats d'analyses, les directives d'ordonnance, le diagnostic, les décisions de traitement ou toute communication nécessitant un jugement clinique.
Interception des urgences : Vous êtes seul(e) responsable d'informer vos patients, clients, appelants, employés et utilisateurs finaux que le Service ne peut pas gérer les urgences. Vous devez clairement indiquer aux appelants et aux patients qu'en cas d'urgence ou de situation médicale urgente, ils ne doivent pas se fier au Service et doivent composer le 911, se rendre au service d'urgence le plus proche ou communiquer directement avec le service d'urgence approprié.
Devoirs cliniques : Vous êtes seul(e) responsable du suivi clinique, des communications avec les patients, des décisions de prise de rendez-vous, de l'examen par le personnel, de la sécurité des patients et de la conformité à toutes les lois du secteur de la santé et aux règles professionnelles. Nous n'assumons aucune relation médecin-patient, fournisseur-patient, fiduciaire, clinique, professionnelle ou de soins de santé avec vos patients, clients, appelants ou utilisateurs finaux.
Référence de conformité : Si vous êtes un dépositaire de renseignements sur la santé, une clinique, un professionnel de la santé réglementé, un organisme de soins de santé ou un fournisseur de services assujetti aux lois sur la protection des renseignements de santé, vous êtes seul(e) responsable de déterminer vos obligations légales et de configurer le Service de manière conforme.
Mandat relatif à la LPRPS : Vous ne devez pas utiliser le Service pour recueillir, utiliser, divulguer, stocker ou traiter des renseignements personnels sur la santé, sauf si vous avez confirmé que votre utilisation est conforme aux lois applicables sur la protection des renseignements de santé, y compris la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé de l'Ontario (LPRPS / PHIPA) et la Loi 25 du Québec, le cas échéant.
Politiques opérationnelles : Vous êtes responsable de veiller à ce que vos avis, consentements, ententes, politiques internes, formation du personnel, contrôles d'accès, paramètres de conservation et communications destinées aux patients soient conformes à la loi. Lorsque cela est requis, vous devez conclure toute entente supplémentaire de traitement de données, de fournisseur de services, de confidentialité ou de protection des renseignements de santé que nous exigeons avant d'utiliser le Service avec des renseignements personnels sur la santé.
Nous pouvons immédiatement suspendre, restreindre, désactiver ou résilier votre accès au Service, sans préavis et sans remboursement, si nous déterminons raisonnablement que :
Recours : La suspension ou la résiliation ne limite aucun autre droit ou recours dont nous disposons.
Efforts raisonnables : Nous déploierons des efforts commercialement raisonnables pour maintenir la disponibilité et l'état de fonctionnement du Service. Nous ne garantissons pas un service ininterrompu, exempt d'erreurs, l'achèvement des appels, la livraison des messages, une disponibilité précise, des temps de réponse précis ou des crédits de service, sauf accord exprès de notre part dans une entente de niveau de service écrite distincte.
Exclusions de disponibilité : Les engagements de disponibilité ne s'appliquent pas aux temps d'arrêt, retards, défaillances, dégradations ou erreurs causés par :
Afin de réduire les vulnérabilités de sécurité et d'appliquer des normes de minimisation des données dans tous les secteurs d'activité, la plateforme applique un calendrier universel de conservation des données segmenté strictement par type de données, et non par secteur d'activité du client. La conservation est appliquée par des tâches automatisées qui s'exécutent en production selon un calendrier hebdomadaire et peuvent être vérifiées au moyen d'une exécution à blanc. Les périodes de conservation énoncées ci-dessous constituent le calendrier contraignant; la ventilation technique complète — y compris les scripts de suppression, les sous-traitants et le cycle de vie automatisé — est publiée dans notre Politique de confidentialité et notre Guide de traitement des données, qui sont incorporés aux présentes Conditions par renvoi. Lorsque la présente section résume une période de conservation, le calendrier publié détaillé prévaut.
Enregistrements d'appels et transcriptions (purge agressive) : L'audio brut des appels est diffusé en temps réel et n'est pas stocké de façon permanente sur nos serveurs. Lorsque l'enregistrement des appels est activé pour votre compte, les enregistrements sont conservés par notre fournisseur de téléphonie (Twilio) et supprimés de façon permanente après 90 jours. Les transcriptions textuelles verbatim des appels sont supprimées de façon permanente des systèmes actifs après 90 jours. Il s'agit de la catégorie de données dont la période de conservation est la plus courte, afin de réduire la responsabilité liée aux données au repos.
Résumés d'IA, métadonnées et rendez-vous (conservation moyenne) : Les résumés d'appels générés par l'IA ne contiennent aucun identifiant personnel direct et sont conservés à des fins d'analyse opérationnelle. Les journaux d'appels et les métadonnées de communication (horodatages, numéros, durées, résultats) sont conservés pendant 12 mois, après quoi le numéro de téléphone de l'appelant est anonymisé; le registre dépersonnalisé est conservé à des fins d'analyse. Les dossiers de rendez-vous sont conservés pendant 12 mois après leur réalisation, puis supprimés. Les données d'exécution des flux de travail sont purgées après 90 jours.
Facturation, consentements et pistes de vérification (conservation longue) : Les factures d'entreprise, les dossiers de transactions de paiement et les journaux horodatés et versionnés de votre acceptation par case à cocher des présentes Conditions sont conservés pendant une période minimale obligatoire — six (6) ans pour les dossiers de facturation — afin de satisfaire à la législation fiscale canadienne (ARC) et de maintenir une piste de vérification juridiquement défendable.
Les données sont supprimées automatiquement selon le calendrier par type de données ci-dessus, calculé à partir de la date propre à chaque enregistrement, par des tâches de conservation automatisées qui s'exécutent selon un calendrier hebdomadaire. La suppression se fait par type de données et selon l'âge de l'enregistrement, et s'applique que votre compte soit actif, en pause, annulé, suspendu ou fermé de façon irréversible. L'annulation, un remboursement intégral, une rétrofacturation ou l'expiration d'un essai sans conversion interrompent la facturation future et désactivent l'accès; la collecte de nouvelles données cesse et les données déjà collectées sont ensuite supprimées selon le calendrier ci-dessus. Lorsqu'un compte est fermé de façon irréversible, tous les identifiants d'intégration tiers et les configurations d'acheminement sont immédiatement détruits, et les numéros de téléphone dédiés sont libérés de façon permanente. Les remboursements partiels ne suspendent pas le service. Les dossiers de facturation et les journaux horodatés de votre acceptation des présentes Conditions sont conservés pendant la période légale minimale indiquée ci-dessus, quel que soit le statut du compte.
Plafond de responsabilité totale : Dans la mesure maximale permise par la loi applicable, la responsabilité cumulative d'iHospitality Inc., de ses propriétaires, administrateurs, dirigeants, employés, entrepreneurs et fournisseurs pour toute réclamation unique ou série de réclamations découlant de votre utilisation du Service est strictement plafonnée au total des frais que vous avez payés au Service au cours de la période de trois (3) mois précédant immédiatement l'événement donnant lieu à la responsabilité.
Exclusion des dommages indirects : En aucun cas nous ne serons responsables des dommages indirects, spéciaux, accessoires, consécutifs, punitifs ou exemplaires, y compris, sans s'y limiter, les pertes de revenus d'entreprise, les pertes de profits, les rendez-vous manqués, les réclamations en responsabilité professionnelle en aval ou la perte de données commerciales, même si nous avons été informés de la possibilité de tels dommages.
Vous acceptez de défendre, d'indemniser et de tenir indemnes iHospitality Inc., ses propriétaires, administrateurs, dirigeants, employés, entrepreneurs, fournisseurs, concédants de licence, sous-traitants et prestataires de services contre l'ensemble des réclamations, demandes, plaintes, enquêtes, pénalités, amendes, dommages, pertes, responsabilités, règlements, coûts et dépenses, y compris les frais juridiques raisonnables, découlant de ou liés à :
Le présent engagement d'indemnisation s'applique même si la réclamation est présentée par un patient, un client, un consommateur, un appelant, un destinataire, un organisme de réglementation, un transporteur, un processeur de paiement, un fournisseur de plateforme ou un autre tiers. Le présent engagement d'indemnisation ne s'applique pas dans la mesure où un tribunal détermine de façon définitive qu'une réclamation a été causée par notre fraude, notre faute intentionnelle ou une responsabilité qui ne peut être exclue en vertu de la loi applicable.
Juridiction : Les présentes Conditions sont régies, interprétées et appliquées conformément aux lois de la province de l'Ontario et aux lois fédérales du Canada qui y sont applicables, sans égard aux principes de conflit de lois. Toute action en justice ou tout différend découlant des présentes Conditions sera résolu exclusivement devant les tribunaux situés à Ottawa, en Ontario.
Version 2026-07 · Mise à jour juillet 2026 · iHospitality Inc., Ottawa, Ontario, Canada. La version anglaise des Terms and Conditions demeure la version contraignante.
